Kandungan

• Terima panggilan dan e-mel
• Salam pelawat
• Porter
• Kerja am

Peranan utama penyambut tetamu adalah bertindak sebagai penjaga pintu untuk organisasi atau perniagaan. Fungsi tertentu berbeza-beza mengikut sifat syarikat. Sebagai contoh, penyambut tetamu di klinik boleh membantu dalam memproses borang penjagaan kesihatan, dan penyambut tetamu salon boleh cuba menjual produk rambut. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa fungsi yang dilakukan oleh penyambut tetamu yang universal.

Resepsionis bertindak sebagai penjaga pintu untuk sebuah syarikat. (Hemera Technologies / Photos.com / Getty Images)

Terima panggilan dan e-mel

Resepsionis harus selalu mengambil panggilan. Kerumitan tugas ini bervariasi dari perniagaan ke perniagaan - ada kalanya penyambut tetamu perlu mengendalikan telefon berbilang talian, sementara pada masa lain jumlah panggilan lebih ringan. Resepsionis perlu menjawab telefon dengan sopan dan mengarahkan panggilan ke jabatan yang betul atau menulis mesej apabila perlu. Kadang-kadang seorang penyambut tetamu mempunyai akses ke alamat e-mel dan harus mengarahkan e-mel kepada orang yang sesuai.

Salam pelawat

Orang di meja resepsi mempunyai fungsi mewakili syarikat dengan cara yang positif. Imej yang direka oleh resepsionis boleh bergantung kepada jenis syarikat. Jika ia adalah salon kecantikan, mungkin lebih penting bahawa resepsionis mempunyai potongan rambut yang bagus dan membersihkannya. Jika kawasan ini bergaya, atendan meja depan mungkin perlu mempunyai almari pakaian yang pelbagai. Tidak kira perniagaan, penyambut tetamu perlu ramah dan profesional dengan kakitangan dan pelawat.

Porter

Walaupun sangat penting bagi kaunter penyambut tetamu untuk meneruskan imej profesional dan meninggalkan pengunjung dengan selesa, kadang-kadang resepsi perlu melakukan pemeriksaan pelawat. Dalam usia keselamatan yang semakin meningkat, seorang penyambut tetamu mungkin perlu mengesahkan siapa pelawat itu, meminta identiti mereka, atau periksa untuk mengetahui sama ada mereka berada dalam senarai tetamu. Sesetengah perniagaan mempunyai sistem komunikasi dalaman yang membolehkan penyambut tetamu menyemak pengunjung sebelum mereka boleh mendapatkan akses ke bangunan itu.

Kerja am

Semasa menjawab panggilan telefon dan menerima pelawat boleh mengambil sebahagian besar hari, para penerima makan juga mempunyai beberapa tanggungjawab pentadbiran yang mungkin termasuk menaip surat dan memo, persidangan penjadualan, pembungkusan artikel untuk mailing, pemprosesan selendang, dan pemfailan dokumen. Resepsionis juga boleh membantu dalam menyelaraskan mesyuarat, menjaga kawasan tertentu bersih dan teratur, dan memesan bekalan pejabat.