Kandungan

• Prosedur satu: Deposit dana
• Prosedur dua: Penyelidikan
• Prosedur tiga: Hubungi bahagian penjualan
• Prosedur empat: Akaun khusus
• Prosedur lima: Hubungi pengguna
• Prosedur enam: Penerimaan baru

Sebilangan besar syarikat tidak hanya bekerja dengan wang dan oleh itu membuat akaun masuk dalam buku mereka. Ini adalah nilai yang dihutang pelanggan kepada syarikat dan secara amnya diakui sebagai pendapatan dalam penyata pendapatan. Proses ini boleh menjadi sukar dan selalunya wang yang diterima tidak dapat dihantar ke akaun pelanggan dengan mudah. Prosedur di kawasan ini menentukan teknik untuk menyelaraskan karya ini.

Prosedur satu: Deposit dana

Masukkan semua cek dan wang tunai yang diterima ke dalam sistem piutang, walaupun tidak dapat dikenal pasti. Juga memproses pembayaran kad kredit dengan segera. Anda boleh membuat catatan pada slip deposit dengan cek tidak dikenali untuk mendokumentasikan transaksi. Salinan resit deposit biasanya disediakan dalam talian, tetapi ini tidak berlaku untuk item yang merupakan sebahagian daripada deposit. Buat salinan item yang tidak dapat dikenal pasti dengan segera dan failkan pada tarikh diterima.

Prosedur dua: Penyelidikan

Ambil fail dengan item tertua dan kerjakan dahulu. Cuba cari nama yang serupa dalam sistem. Nama pelanggan mungkin salah dimasukkan. Anda boleh mencari semua invois terbuka yang sepadan dengan jumlah pembayaran atau perincian khas lain. Beberapa jabatan perakaunan mempunyai fail mengenai item yang tidak dikenali yang telah diselesaikan, jadi jika anda menerima cek lain dari pelanggan yang sama, anda tidak perlu membuang masa anda untuk masalah pengenalan diri.

Prosedur tiga: Hubungi bahagian penjualan

Hubungi kakitangan penjualan dan dapatkan maklumat mengenai pembayaran yang tidak mempunyai koresponden dalam sistem. Oleh kerana penghutang berasal dari jabatan penjualan, jurujual dapat membantu anda dengan memberikan beberapa maklumat berguna. Wang tersebut boleh menjadi pembayaran untuk penjualan yang belum diakui dan, jika demikian, jabatan penjualan perlu memasukkan jumlah yang dapat diterima dalam sistem. Sekiranya anda mengetahui dana apa yang diterima untuk penjualan yang tidak berkaitan dengan jabatan penjualan, beritahu jabatan yang terlibat dan pengurus perakaunan.

Prosedur empat: Akaun khusus

Buat akaun lejar umum yang akan digunakan untuk penerimaan yang tidak dikenali. Akaun ini sering dibuat sebagai liabiliti dengan baki kredit. Apabila anda menerima pembayaran yang tidak dikenali, anda akan mendebitkan wang dan mengkreditkan akaun penerimaan yang tidak dikenali. Setelah anda mengenal pasti jumlah pengguna yang dimaksudkan, anda boleh membalikkan penyertaan dan memasukkan akaun belum terima. Sebagai alternatif, anda boleh menggunakan nota kredit untuk mengreditkan akaun belum terima dan untuk membersihkan liabiliti.

Prosedur lima: Hubungi pengguna

Sekiranya resit tidak dapat dijumpai di bahagian penjualan, langkah selanjutnya adalah menghubungi pelanggan dan berusaha mendapatkan perincian mengenai penjualan. Kadang kala, pemilik perniagaan kecil dapat membeli sesuatu atas namanya, tetapi membayar dengan cek dari syarikat, tanpa mempunyai rakan niaga dalam akaun apa pun. Sekiranya nombor telefon tidak diperiksa, anda mungkin perlu menggunakan internet untuk mencari maklumat hubungan. Pastikan anda mempunyai cek atau salinan cek ketika bercakap dengan pelanggan supaya anda dapat memberikan sebanyak mungkin maklumat.

Prosedur enam: Penerimaan baru

Sekiranya selepas masa yang munasabah anda masih tidak dapat menemui pelanggan di sistem anda, minta kebenaran pengawal untuk membuat akaun baru yang belum diterima pada sistem. Kemudian tambahkan nota mengenai keadaan dan pautkan cek ke akaun baru itu. Bergantung pada jumlah cek, tidak ada gunanya menghabiskan lebih dari satu jam untuk membiayai akaun yang sesuai. Sekiranya anda mempunyai banyak item ini, berjumpa dengan kakitangan jualan untuk mengetahui apa yang ada di sebalik masalah ini dan cuba memperbaikinya.