Kandungan
Penyambut tetamu biasanya orang pertama yang anda lihat ketika memasuki pejabat, yang menjadikan mereka perwakilan penting dari syarikat tempat mereka bekerja dan profesional lain di pejabat. Memerhatikan etika perniagaan adalah bahagian penting dalam tugas penyambut tetamu, tetapi banyak perubahan dan pendapat yang membentuk adab yang baik menyukarkan penyambut tetamu atau penyelia untuk menentukan tingkah laku yang sesuai.
Kepentingan
Pentingnya penyambut tetamu sebagai orang yang memberikan kesan pertama kepada pemanggil dan pelawat sukar untuk dilebih-lebihkan. Penyambut tetamu dengan sopan santun memberikan nada negatif sebelum perjumpaan dan tidak memberi keyakinan kepada bakal pelanggan. Sebaliknya, penyambut tetamu yang memerhatikan etika persekitaran perniagaan memberikan rasa profesionalisme dan kecekapan yang kuat. Ini bukan sahaja meningkatkan imej syarikat kepada orang luar, tetapi juga membantu pekerja lain merasakan bahawa pejabat mereka adalah tempat profesional untuk bekerja.
Jenis-Jenis
Penyambut tetamu mewakili majikan mereka dengan pelbagai cara. Menjawab panggilan telefon dan memberi salam kepada pengunjung adalah dua tugas yang paling biasa bagi penyambut tetamu, dan keduanya memerlukan etika yang betul. Dasar syarikat mungkin menghendaki penyambut tetamu menggunakan skrip yang telah ditentukan di telefon ketika menerima panggilan dan ketika menghubungi berbagai jenis pelanggan. Dalam kes lain, penyambut tetamu dibenarkan menggunakan budi bicara mereka sendiri dalam menangani setiap interaksi pelanggan dengan cara yang berbeza, tetapi dengan tahap formaliti dan profesionalisme yang sesuai. Individu yang bekerja di pejabat kadangkala memberikan peraturan tambahan kepada penyambut tetamu, seperti kapan dan bagaimana penyambut tetamu dapat menghubungi mereka.
Latihan
Walaupun di beberapa pejabat, penyambut tetamu diminta untuk memegang diploma sekolah menengah atau kolej, banyak latihan etika penyambut tetamu berlaku semasa bekerja. Penyambut tetamu boleh mula bekerja di pejabat dalam posisi yang tidak memerlukan interaksi, baik sebagai pekerjaan kemasukan data atau sebagai pembantu pejabat. Perhatian terhadap polisi syarikat dan bagaimana tingkah laku penyambut tetamu boleh melayakkan pekerja baru untuk jawatan penyambut tetamu pertama, yang akan menghasilkan pengalaman yang dapat berguna ketika mencari pekerjaan penyambut tetamu lain.
Pertimbangan
Setiap industri dan pejabat mempunyai peraturan tersendiri untuk etika penyambut tetamu. Beberapa pejabat memerlukan mod pakaian dan pertuturan rasmi. Yang lain menerapkan bentuk etika yang lebih santai untuk membuat pelanggan merasa santai dan diterima. Komunikasi antara penyambut tetamu baru dan pengawasnya sangat penting untuk memberi tahu semua orang apa yang diharapkan. Sebagai penyambut tetamu, jika anda tidak yakin dengan etika untuk situasi tertentu, minta maaf dengan sopan dan tanyakan kepada penyelia kanan atau penyambut tetamu bagaimana anda harus bertindak balas.
Petua
Walaupun setiap pejabat berbeza, penyambut tetamu masih boleh mendapat beberapa petua yang sama. Menjadi orang yang berbilang tugas penting untuk prestasi yang baik, tetapi ketika seseorang memasuki pejabat, penting untuk memberi perhatian penuh kepada mereka. Ini bermaksud menangguhkan panggilan atau menyelesaikannya dengan cepat, mengetepikan kertas dan membuat hubungan mata secara langsung. Ruang kerja penyambut tetamu mestilah bebas dari kekacauan untuk tampil lebih profesional dan juga untuk memudahkan menyelesaikan tugas-tugas mudah seperti mencari maklumat dan menawarkan pena untuk mengisi borang. Akhirnya, semasa membawa seseorang ke pejabat, penyambut tetamu mesti selalu memimpin untuk meyakinkan tetamu bahawa kehadirannya dibenarkan dan menyelamatkannya dari rasa malu kerana tidak tahu ke mana hendak pergi.
