Kandungan
Pengarkiban kertas tradisional sebahagian besarnya telah diganti atau dibantu dengan menyimpan fail dalam pangkalan data pada komputer. Terdapat kebaikan dan keburukan pengarkiban tradisional. Walaupun fail kertas berada di hujung jari anda dan mudah diakses, mereka juga mengambil banyak ruang dan membuang kertas. Menentukan sama ada sistem pemfailan tradisional sesuai untuk anda bergantung pada perniagaan anda. Firma undang-undang dan syarikat yang mempunyai rekod perubatan mungkin mempunyai fail yang berubah dan berkembang dengan cepat, jadi pemfailan kertas tradisional adalah satu-satunya cara yang efektif untuk mengikuti perkembangan harian.
Akses mudah
Organisasi fail tradisional mudah diakses. Fail secara fizikal berada di lokasi pusat. Sekiranya anda tidak dapat menemui apa-apa, anda boleh meluangkan masa untuk memeriksa setiap fail sehingga anda menemui apa yang anda cari. Keupayaan untuk melihat, menyentuh dan membaca fail anda selalu dapat membantu anda memikirkan bagaimana untuk membuat inovasi aspek perniagaan anda.
Mudah untuk difahami
Sistem pemfailan tradisional biasanya mudah difahami. Arkib boleh disusun dalam beberapa cara, termasuk mengikut abjad, mengikut subjek atau kecekapan, secara berangka, mengikut tarikh, tempat atau mengikut urutan kepentingan. Walaupun pada awalnya anda tidak memahami sistem pemfailan yang akan digunakan, anda dapat mengetahuinya dengan mencari arkib dan memberi perhatian untuk menentukan faktornya.
Sudah lapuk
Sebaliknya, pengarkiban fail tradisional telah diganti di banyak organisasi oleh komputer. Lebih banyak syarikat mengimbas dan memuat turun fail mereka ke komputer pejabat. Dengan kaedah ini, pekerja akan dapat mencari fail dan memuat naiknya dengan serta-merta dengan perisian pangkalan data carian, menjimatkan masa dan meningkatkan produktiviti.
Perlindungan sukar
Pengarkiban fail tradisional tidak mempunyai perlindungan yang mencukupi. Kebakaran atau bencana alam yang lain dapat memusnahkan fail, yang dapat mengakibatkan kerugian perniagaan. Menyandarkan fail tradisional memerlukan masa dan mengambil masa berjam-jam untuk menyalin, melabel dan mengarkibkan semula.
Kekurangan ruang dan kecekapan
Organisasi fail tradisional mungkin tidak dapat digunakan. Bilangan fail untuk disusun bertambah dengan perniagaan anda; ia boleh menjadi sakit kepala ketika mencari ruang untuk semua kertas kerja. Mengarkibkan item dengan cekap juga boleh menjadi cabaran.
