Kandungan
Resepsionis yang berjaya dapat mengendalikan banyak tugas sambil memberi kesan pertama yang positif kepada tetamu, pengunjung dan pekerja yang berpotensi. Sama ada dalam perniagaan kecil atau perbadanan multinasional, kemahiran organisasi yang betul boleh menjadi kunci untuk mengekalkan penerimaan yang baik. Idea organisasi yang baik memudahkan tugas rutin dan meningkatkan keramahan.
Panduan rujukan pantas
Buat panduan rujukan cepat untuk maklumat rutin seperti telefon kerap digunakan, nombor pejabat dan sambungan. Pisahkan panduan ini ke dalam folder berlapis untuk memudahkan pengendalian dan rujukan cepat. Simpannya dalam fail teratur semasa tidak digunakan. Pertimbangkan untuk menyimpan salinan tambahan jika diminta. Panduan akan menjadikan anda lebih cekap dan membantu mempercepatkan tugas rutin seperti memindahkan panggilan.
Komitmen Utama
Buat senarai lawatan berjadual untuk hari itu, diatur mengikut jadual. Letakkan nama orang itu dan siapa yang anda beritahu tentang ketibaan. Ini akan membolehkan anda menyesuaikan frasa sambutan kepada pelawat. Sebagai contoh, apabila tetamu tiba, anda mungkin berkata, "Selamat datang Encik Smith, Puan Souza tidak sabar-sabar untuk bertemu." Sambutan jenis ini menjadikan tetamu berasa lebih selamat dan dapat membantu meningkatkan hasil mesyuarat. Sambutan peribadi amat berguna untuk temu duga kerja. Jika pekerja yang berpotensi terasa gembira, dia akan menjadi lebih santai untuk wawancara anda, dengan peluang yang lebih baik untuk bekerja untuk syarikat itu.
Merancang selang waktu
Pastikan anda mempunyai sokongan untuk menutupnya pada selang waktu atau pada hari-hari ketika anda sakit. Buat nota yang merangkumi tugas dan fungsi asas yang boleh diteruskan kepada sesiapa yang menggantikan anda. Anda boleh membuat sistem penggiliran untuk penggantian sementara di antara jabatan yang berlainan di syarikat anda. Ini akan memberi anda lebih banyak hubungan dengan pelbagai bahagian syarikat, yang akan memudahkan anda menangani isu-isu di masa depan.
Scrapbooking
Buat papan mesej untuk syarikat, menonjolkan berita dan aktiviti positif syarikat. Kemas kini apabila anda mempunyai masa lapang, letakkannya di kawasan menunggu supaya pengunjung dapat melihatnya. Ini akan menjadi cara yang membina bagi pengunjung untuk meluangkan masa ketika mereka menunggu janji mereka, serta membantu mereka menjadi akrab dengan syarikat. Dengan menjaga tetamu anda sibuk, anda boleh menumpukan perhatian anda ke tugas lain dan panggilan telefon, yang meningkatkan kecekapan anda.
Ringan
Simpan minuman di hujung jari anda. Pasang peti sejuk kecil untuk menyimpan minuman sejuk di bawah meja anda atau di kawasan menunggu. Mempunyai kafeteria individu berdekatan serta gula dan pemanis. Letakkan hidangan hidangan yang dipanggang di meja penyambut tetamu anda atau semangkuk gula-gula. Setelah makan malam yang berhampiran, anda akan dapat mengalu-alukan tetamu syarikat tanpa meninggalkan resepsi.
