Kandungan

• Keputusan
• Item Tindakan
• Keperluan undang-undang
• Menetapkan Setiausaha
• Gaya

Mesyuarat dengan minit yang didokumenkan adalah lebih berkesan dan cekap daripada tanpa rekod sedemikian. Keputusan diambil perhatian dan perkara tindakan dan siapa yang bertanggungjawab terhadapnya dikesan. Unsur-unsur penting dalam perbincangan diterangkan supaya orang yang tidak menghadiri pertemuan dapat dengan mudah mengetahui apa yang terjadi tanpa membuang masa pada pertemuan baru. Dengan membuat minit, anda akan menambah perkara yang baik kepada reputasi anda untuk mesyuarat yang hebat.

Membuat minit mesyuarat menjadikannya lebih berkesan (Pen dakwat dan imej penganjur oleh Kehrmann dari Fotolia.com)

Keputusan

Setiap orang dalam mesyuarat akan mempunyai perspektif mereka tentang apa yang telah berlaku dan apa yang telah diputuskan. Dalam merekodkan keputusan-keputusan ini dan menerbitkannya sebagai sebahagian daripada minit-minit, ada keputusan rasmi keputusan jika terdapat sebarang perselisihan di masa depan.

Membuat minit juga boleh memaksimumkan kejelasan yang telah diputuskan. Untuk memastikan nota itu tepat apabila perbincangan tidak jelas, setiausaha boleh bertanya seperti "Jadi semua orang bersetuju bahawa pelancaran produk akan berlaku pada bulan Julai atau Ogos?" Ini menjadikan semua peserta meninggalkan pertemuan dengan pemahaman yang sama.

Item Tindakan

Rekod item tindakan yang dipersetujui dalam mesyuarat amat berguna dengan kumpulan yang sering bertemu. Mengkaji perkara-perkara dari mesyuarat terdahulu menjadikannya mudah untuk mengetahui apa yang perlu dilakukan. Ini memberikan insentif kepada anggota pasukan untuk melaksanakan tugasan mereka sebelum mesyuarat.

Keperluan undang-undang

Dalam sesetengah kes, seperti untuk mesyuarat lembaga, minit mungkin menjadi syarat undang-undang kumpulan. Mereka boleh dianggap sebagai dokumen undang-undang untuk tujuan seperti cukai dan audit. Syarikat-syarikat ini biasanya mempunyai setiausaha yang bertanggungjawab untuk minit-minit di semua mesyuarat.

Menetapkan Setiausaha

Seperti minit yang tepat adalah penting, setiap mesyuarat mesti mempunyai setiausaha yang pasti. Membuat nota penuh dan juga mengambil bahagian secara aktif dalam mesyuarat boleh mencabar, oleh itu sering lebih baik jika pemudahcara mesyuarat memilih orang lain untuk merekodkan fakta. Pekerja ini harus memperhatikan keputusan, perkara tindakan dan perbincangan mesyuarat dengan jelas dan ringkas. Teks yang sangat besar tidak boleh dibaca.

Gaya

Terdapat gaya yang berbeza untuk menulis minit mesyuarat. Untuk mesyuarat majlis, di mana peranan ini adalah dokumen perundangan dan rasmi, undang-undang boleh menentukan jenis maklumat yang akan dilaporkan dalam teks. Beberapa jenis minit tidak merekodkan perbincangan yang mengakibatkan keputusan muktamad mengenai isu tertentu.

Walau bagaimanapun, dalam mesyuarat perniagaan atau pasukan projek, biasanya lebih berkesan untuk merekodkan perkara utama perbincangan. Mempunyai rekod mata ini berguna untuk orang yang tidak dapat hadir atau yang ingin mengingati apa yang telah dibincangkan sebelum ini supaya tidak ada masa yang sia-sia pada mesyuarat berikutnya.