Kandungan
Apabila anda menerima teguran bertulis di tempat kerja, anda akan merasa dihukum, disalahpahami dan dinilai rendah, terutamanya jika anda merasa tidak ada alasan. Kaji buku panduan pekerja untuk melihat hak anda ketika menangani amaran bertulis. Banyak syarikat membenarkan pekerja menghantar surat sebagai tindak balas untuk menjelaskan persepsi mereka terhadap peristiwa. Sekiranya anda memutuskan untuk menulis jawapan, surat anda mestilah jelas, logik dan bebas dari emosi. Perlu diingat bahawa jawapan anda akan dimasukkan ke dalam fail peribadi anda sebagai perwakilan tetap anda.
Langkah 1
Kosongkan fikiran anda. Ingat bahawa surat jawapan menyediakan platform untuk anda menyampaikan fakta berdasarkan persepsi anda dan tidak membiarkan semua emosi anda keluar. Tetap tenang sebelum menulis supaya anda dapat mewakili diri anda dengan tenang, profesional dan bersuara.
Langkah 2
Masukkan tarikh surat supaya sesiapa yang menganalisis fail anda mempunyai rujukan waktu tertentu untuk peristiwa yang disebutkan.
Langkah 3
Kirim surat dengan hormat, menggunakan nama, nama keluarga dan gelaran profesional penyelia atau pegawai sumber manusia anda. Sekiranya anda tidak pasti kepada siapa surat anda harus ditujukan, tulis "kepada siapa ia mungkin berminat".
Langkah 4
Mulakan dengan meringkaskan subjek yang dimaksud, termasuk alasan jawapannya. Contohnya: "Pada 5 Disember 2011, penyelia Jim Howard memberi saya amaran berjudul 'Notis Pertama'. Surat itu merupakan teguran kerana saya telah melewati tarikh akhir untuk menghantar laporan yang memperincikan pemerolehan syarikat untuk Bulan November ".
Langkah 5
Jelaskan bahagian cerita anda, tegaskan persepsi anda terhadap fakta, elakkan sikap bersikap defensif, atau menuduh perasaan anda. Jangan menulis frasa seperti "Saya tidak dapat menyelesaikan laporan saya tepat pada waktunya kerana penyelia membuat kami berjumpa sepanjang hari, dan ketika kami pergi, sistem itu hancur dan saya tidak dapat log masuk. Saya memaklumkan kepada Mr. Howard, tetapi dia tidak mengendahkan saya , seperti biasa". Sebagai gantinya, gunakan replika untuk menerangkan tindakan anda dan menunjukkan etika kerja anda. Tulis "Pada tarikh yang berkenaan, saya menghadiri mesyuarat pasukan wajib hampir sepanjang hari. Sejurus selepas perjumpaan itu, saya mencuba beberapa kali untuk log masuk ke komputer dan menghantar laporan, tetapi sistemnya tidak berfungsi. Saya menjelaskan dilema untuk Mr. Howard dan saya pulang ke rumah. Keesokan harinya, saya tiba lebih awal dan menghantar laporan pada pukul sembilan pagi. Selain itu, saya tidak pernah melewatkan tarikh akhir. "
