Kandungan
Biasanya orang pertama yang akan anda hubungi di syarikat besar adalah penyambut tetamu, walaupun anda tahu dengan siapa anda perlu bercakap. Dia menjawab telefon dan merupakan wajah pertama yang akan anda lihat semasa anda pergi ke pejabat secara langsung. Tingkah laku dan tingkah laku mereka adalah gambaran luaran syarikat, dan peranan mereka sangat penting dalam memberikan kesan pertama yang baik terhadap syarikat. Penyambut tetamu mesti membuat tetamu dan pelanggan merasa selesa, dan masyarakat umum mendapatkan maklumat yang mereka perlukan tepat pada masanya.
Personaliti yang menyenangkan
Keperibadian penyambut tetamu sangat penting untuk membuat kesan pertama yang positif pada pelanggan dan tetamu. Penyambut tetamu mesti dapat memenuhi tugasnya, seperti menjawab panggilan telefon, meneruskan panggilan dan menerima pengunjung dengan kesopanan dan profesionalisme. Dia mesti membantu dan penuh perhatian ketika menjawab soalan dan memberikan jawapan yang tepat mengenai syarikat itu. Senyum sebenar adalah cara yang mudah dan sangat cekap untuk menunjukkan watak yang menyenangkan dan membuat kesan pertama yang baik kekal. Sebagai kenalan perkhidmatan pelanggan, penyambut tetamu juga mesti belajar mengawal emosinya dan mengawal tahap kemarahan dan tekanan ketika berhadapan dengan pelanggan yang sukar. Penyambut tetamu mesti sentiasa bertindak dengan tenang dan diplomatik.
Komunikasi yang kuat
Menjadi pendengar yang penuh perhatian, berkomunikasi dengan jelas dan memahami dokumen bertulis yang kompleks adalah kemahiran komunikasi yang mesti dimiliki oleh penyambut tetamu. Dia perlu dapat mendengarkan pelanggan dengan sabar, memahami permintaan pelanggan ketika mengesahkan keinginan mereka dan menyelesaikan masalah dengan tepat. Semasa memberikan maklumat dan arahan, penyambut tetamu mesti menggunakan istilah yang jelas dan sederhana, supaya tetamu, pelanggan dan rakan sekerja dapat memahami dengan mudah. Dengan bekerja dengan pelbagai proses dan prosedur, penyambut tetamu juga perlu memahami komunikasi bertulis dari pelbagai dokumen yang berkaitan dengan pekerjaan.
Pertubuhan
Bergantung pada ukuran syarikat dan kerumitan peranan penyambut tetamu, dia mungkin mempunyai sebilangan besar orang yang bergantung pada kebolehpercayaan dan kemampuannya untuk memenuhi banyak kewajiban. Rasa organisasi yang kuat, perhatian terhadap perincian, kebebasan dan inisiatif adalah kualiti yang perlu dimiliki oleh penyambut tetamu yang teratur. Seorang profesional yang mempunyai pelbagai tanggungjawab dan cabaran dan memenuhi tarikh akhir dan syarat pekerjaan mereka akan dikenali sebagai pekerja yang boleh dipercayai dan serius dalam syarikat.
Mempunyai pengetahuan yang baik
Penyambut tetamu mesti mempunyai pengetahuan tentang maklumat yang betul untuk menjawab soalan daripada orang awam, pelanggan dan tetamu. Mampu memberikan maklumat penting mengenai syarikat, kegiatannya dan lokasi anggota dan jabatan adalah perkara yang mesti diketahui oleh setiap penyambut tetamu. Selanjutnya, bergantung pada apa yang diperlukan oleh penyambut tetamu, dia mesti dapat menggunakan pelbagai alat teknologi dari pejabat yang akan membantunya menjadi cekap dan menyelesaikan tugasnya pada waktu yang ditentukan.
